klubbens økonomihåndbok

Holmlia Sportsklubb økonomirutiner ble vedtatt i hovedstyrets møte 28. april 2022. Håndboken er basert på Norges Idrettsforbunds mal og tilpasset klubbens organisasjon. I tillegg til rutinene i økonomihåndboken,  utarbeides det maler som skal benyttes  i regnskapsarbeidet av alle gruppene. Malene publiseres på denne siden så snart de er ferdigstilt og godkjent av arbeidsutvalget eller hovedstyret. Klubbens hovedstyre har også vedtatt fullmaktstrukturen i klubben, dvs. hvem som har fullmakt til å inngå avtaler på vegne av klubben innenfor hvilke beløpsgrenser.

Innledning

Styret i Holmlia Sportsklubb har det overordnede ansvaret for Holmlia Sportsklubbs økonomi.

Økonomihåndboken skal være et hjelpemiddel for Holmlia Sportsklubb for å sikre god økonomistyring. Kasserere, trenere, lagledere og andre som trenger en innføring i hvordan økonomirutinene til Holmlia Sportsklubb fungerer skal kunne finne informasjonen de trenger i økonomihåndboken.

Formålet med økonomihåndboken kan oppsummeres i tre punkter:

  • Holmlia Sportsklubb skal bruke og forvalte Holmlia Sportsklubbs midler på en forsiktig og hensiktsmessig måte og i tråd med det som er vedtatt på årsmøte

  • Holmlia Sportsklubb skal ha en tilfredsstillende organisering av bilagsføring, regnskapsføring og budsjetthåndtering

  • Holmlia Sportsklubb skal ha en forsvarlig økonomistyring

Lover og bestemmelser

Holmlia Sportsklubb er tilknyttet Norges idrettsforbund (NIF) og plikter å følge NIFs lov. Holmlia Sportsklubb er også pliktig til å følge andre norske lover og regler. Pr. 2021 defineres Holmlia Sportsklubb som et lite idrettslag (under 5 mill. kr. i omsetning), men det forventes at omsetningen i 2022 vil stige til over 5 mill. kr. og dermed defineres som stort idrettslag.

Sentrale lover er

  • NIFs lov

  • Holmlia Sportsklubbs egen lov

  • Regnskapsloven

  • Bokføringsloven

  • Revisorloven

  • Merverdiavgiftsloven

  • Arbeidsgiveravgiftsloven

Budsjett

Holmlia Sportsklubb utarbeider en intern kalender («årshjul») for gjennomføring av årets økonomirutiner, og alle frister settes i henhold til disse rutinene. Det er økonomiansvarlig/kasserer som følger opp for økonomien mellom styremøtene.

Holmlia Sportsklubb utarbeider et budsjett som inneholder alle hovedposter i regnskapet. Budsjettet vedtas på Holmlia Sportsklubbs årsmøte og følges opp av styret gjennom året. Holmlia Sportsklubb bruker forenklet norsk standard kontoplan og alle Holmlia Sportsklubbs grupper benytter de samme kontoklassene. Budsjett for de enkelte grupper skal alltid godkjennes av hovedstyret for framleggelse på klubbens årsmøte.

For å sikre god økonomistyring registreres budsjettene i regnskapssystemet slik at regnskapet kan sammenlignes med årets budsjett, både overordnet for Holmlia Sportsklubb og på gruppenivå. 

Følgende punkter er viktige ved budsjettering i Holmlia Sportsklubb:

Inntekter: 

  • Avtaler

  • Sponsorkontrakter 

  • Medlemslister

  • Fjorårsregnskapet inntekt

  • «Årshjulet» for å avdekke om det er ytterligere nye aktiviteter som skaper inntekter


Kostnader: 

  • Fjorårets kostnader

  • Planlagte aktiviteter for kommende år

  • Kontrakter og andre forpliktelser

Budsjettet skal være realistisk, og det skal ikke gå i underskudd med mindre det kan dekkes av positiv egenkapital. Ved usikkerhet bruker Holmlia Sportsklubb det beste estimatet som er tilgjengelig på tidspunkt for budsjettarbeidet.

For at Holm

lia Sportsklubb til enhver tid skal kunne ha oversikt over at det har tilstrekkelig med midler på bankkonto, utarbeider Holmlia Sportsklubb også et likviditetsbudsjett. Likviditetsbudsjettet hjelper Holmlia Sportsklubb å holde orden på kontantbeholdningen gjennom året. Likviditetsbudsjettet utarbeides årlig, men oppdateres hvert kvartal.

Holmlia Sportsklubbs årshjul, budsjett og likviditetsbudsjett publiseres på klubbens hjemmeside i klubbhåndboken.


Regnskap

Pr. 2021 defineres Holmlia Sportsklubb som lite idrettslag etter NIFs lov med en årlig omsetning på under 5 mill. kr.  Holmlia Sportsklubb er regnskapspliktig og følger Lovnorm for idrettslag §11. Fra 2022 forventes at omsetningen øker til over 5 mill. kr under forutsetning av at nye idretter etablert 2021 starter opp.  Holmlia Sportsklubb vil da defineres som stort etter NIFs lov og bli regnskapspliktig etter regnskapsloven.

Fullmakter i Holmlia Sportsklubb

Hovedstyret i Holmlia Sportsklubb har delegert myndighet til enkelte personer i Holmlia Sportsklubb. En oversikt over denne fullmaktene finnes i Holmlia Sportsklubbs fullmaktsmatrise som er publisert på klubbens hjemmeside i klubbhåndboken. En oversikt over hva som inngår i hver enkelt rolle i Holmlia Sportsklubbs finnes i de ulike rollebeskrivelsene publisert på klubbens hjemmeside.

Regnskapssystem

Holmlia Sportsklubb kjøper sine regnskapstjenester hos TheVit AS (regnskapskontoret). Gjennom avtalen benytter klubben regnskapsprogrammet PowerOfficeGo.

Regnskapsbilag

Alle typer regnskapsbilag skal løpende leveres til bokføring

  • Inngående faktura sendes 984017588@faktura.poweroffice.net

  • Bilag for refusjon av utlegg sendes 984017588@faktura.poweroffice.net

  • Grunnlag for utfakturering sendes kasserer@holmliasport.no

  • Lønnsbilag sendes kasserer@holmliasport.no

Ansvarlig i den enkelte gruppe (=avdeling i regnskapet) godkjenner inngående faktura og refusjon av utlegg digitalt før bokføring og utbetaling. For arrangementer eller andre aktiviteter skal bilag for kontantsalg og innskudd bank leveres til økonomiansvarlig på epost til kasserer@holmliasport.no umiddelbart etter gjennomføring. 

Regnskap skal i henhold til avtale med regnskapskontoret foreligge avstemt senest den 20. i påfølgende måned.

Internregnskap for lag/grupper

Regnskapskontoret bokfører alle kostnader og inntekter med avdelings/prosjektkoder for å spesifisere på gruppe- og prosjektnivå. Det utarbeides avdelingsregnskap og prosjektregnskap for respektive grupper og lagkasser hver måned. Alle grupper skal behandle regnskapet på styremøte minimum hvert kvartal. Gruppeleder/gruppens kasserer har tilgang til regnskapssystemet og kan hente ut regnskap månedlig. Dersom internregnskapet ikke stemmer (eller avviker vesentlig fra budsjettet) tar lag-/gruppeleder kontakt med kasserer i hovedstyret.

Avstemming av balansen (eiendeler og gjeld)

Regnskapskontoret avstemmer bankkonti månedlig, offentlige avgifter (skatt og arbeidsgiveravgift) pr termin og øvrige balansekonti på kvartalsnivå (eller oftere hvis behov). Alle balanseposter skal avstemmes pr 31.12, og det er kun reelle eiendels- og gjeldsposter som skal stå i Holmlia Sportsklubbs balanse. 

Årsregnskap

Årsavslutning skjer den 31.12 hvert år. Holmlia Sportsklubbs årsregnskap inneholder resultatregnskap for hele Holmlia Sportsklubb (inkludert gruppers årsresultater), en balanseoversikt (eiendeler og gjeld) samt et noteoppsett med pliktige (og relevante) opplysninger. Årsregnskapet er signert av alle styrets medlemmer og fremlegges på Holmlia Sportsklubbs årsmøte i revidert versjon. 

Holmlia Sportsklubb utarbeider også en årsberetning i forbindelse med avleggelsen av årsregnskapet. Årsregnskapet og årsberetning publiseres på klubbens hjemmeside sammen med øvrige dokumenter til  årsmøtet..

Pr 31.12 går Holmlia Sportsklubb gjennom sine regnskap for å:

  • Avsette for opptjente inntekter (inntekt som gjelder år 1, men man får den først innbetalt i år 2).

  • Periodisere forskuddsbetalte inntekter (man har mottatt innbetaling i år 1, men den gjelder for år 2).

  • Avsette for påløpte kostnader (kostnaden gjelder år 1, men faktura e.l. kommer ikke før i år 2)

  • Periodisere forskuddsbetalte kostnader (faktura betales i år 1, mens kostnaden gjelder år 2)

Økonomiske misligheter

Økonomiske misligheter er en fellesbetegnelse for tyveri, underslag i kasse og bank, korrupsjon, regnskapsmanipulasjon, urettmessig belastning av private utgifter mm.  Hvis det er mistanke om økonomiske misligheter eller det avdekkes økonomiske misligheter i Holmlia Sportsklubb, skal det søkes bistand hos f.eks. idrettskretsen, revisor, regnskapsfører og/eller kontrollutvalg.

INNTEKTER OG INNBETALINGER

Deltakeravgift, treningsavgift og medlemskontingent

Holmlia Sportsklubb innkrever medlemmene gjennom KlubbAdmin for idrettene fotball, innebandy, håndball og fekting. Treningsavgift for dans og ballett samt turn innkreves ved påmelding. Innkreving av kontingenter og treningsavgifter avgifter foretas gjennom KlubbAdmin på bakgrunn av medlemslistene som lagsansvarlig leverer til avtalte frister. Alle Holmlia Sportsklubbs medlemmer betaler en medlemskontingent på minimum kr 50. I tillegg betaler medlemmene treningsavgift. 

Treningsavgift fastsettes av hovedstyret basert på forslag fra den enkelte gruppe. Treningsavgiften publiseres på klubbens hjemmeside for den enkelte idrett.

Offentlige tilskudd og kompensasjoner

Tilskuddstyper og kompensasjoner for Holmlia Sportsklubb er (listen er ikke uttømmende):

  • Mva-kompensasjon

  • Lokale aktivitetsmidler (LAM)

  • Midler fra Oslo kommune og Oslo Idrettskrets

  • Grasrotandel

  • Midler fra ulike stiftelser

Kiosksalg

Ansvarlige for kiosksalget henter og leverer kontantkassen og kasseoppgjørsskjema hos økonomiansvarlig i gruppen som er ansvarlig for arrangementet. Før kassen leveres tilbake skal pengene telles, og det skal tas et «kasseoppgjør».  Kasseoppgjørsskjema fylles ut med dato, salgsoppgjør, spesifikasjon av ulike typer salg, og eventuelle utlegg fra kassen (skal dokumenteres med kvittering). Oppgjøret signeres av 2 ansvarlige personer. Ved levering teller kioskansvarlig og økonomiansvarlig opp pengene i fellesskap.

Mal til kassetellingsskjema ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Holmlia Sportsklubb betalingsterminal leies inn fra Nets ved arrangement i hallen. Kassen skal avstemmes mot utskrift fra betalingsterminalen.

Billett-, lotteri-, parkeringsinntekter o.l.

Ved billettsalg, lotterisalg og parkeringsinntekter skal salgsoppgjørsliste fylles ut. Salgsoppgjør skal inneholde dato for arrangement, billetter (lodd etc.) solgt fra nr. til nr., antall solgte billetter og til hvilken pris. Oppgjøret skal signeres av 2 ansvarlige personer og det skal skje på Holmlia Sportsklubbs oppgjørsskjema. 

Mal til oppgjørsskjema billettsalg ligger som vedlegg til økonomihåndboken.

Salg av varer og tjenester (utgående faktura)

Ved omsetning av varer og tjenester utsteder Holmlia Sportsklubb en utgående faktura. Holmlia Sportsklubb benytter fakturaprogram nevnt i kapittel om Regnskaps- og fakturaprogram.

Den som er ansvarlig for ulike typer avtaler i Holmlia Sportsklubb eller andre som ønsker noe fakturert fra Holmlia Sportsklubb oversender fakturaunderlag til klubbens kasserer pr epost. Fakturaunderlaget skal inneholde

  • Orgnummer til fakturamottaker

  • Navn og adresse til fakturamottaker

  • Fakturareferanse eller navn på kontaktperson hos fakturamottaker

  • Hvilke varer/tjenester som skal faktureres angitt med antall og beløp.

  • Kontrakt eller bevilgningsbrev hvis slikt foreligger.

Dugnad

Dugnader er en viktig inntektskilde for klubben. Inntekter fra dugnader i regi av Holmlia Sportsklubb skal inngå i det ordinære årsregnskapet. Dersom det er ett enkelt lag eller gruppe i Holmlia Sportsklubb som gjennomfører dugnaden, skal inntekten inngå i årsregnskapet på samme måte, men midlene kan etter avtale disponeres av gruppen eller laget som gjennomfører dugnaden.

Merverdiavgift

Holmlia Sportsklubb driver følgende omsetning som IKKE er merverdiavgiftspliktig:

  • Vanlige medlems- og startkontingenter 

  • Billettinntekter 

  • Offentlige tilskudd 

  • Lotteriinntekter 

  • Bingoinntekter 

  • Gaver 

  • Inntekter ved salg av programmer og kataloger som selges i forbindelse med arrangementer

Innbetalinger

Innbetalinger som gjøres til Holmlia Sportsklubbs bankkonto skal alltid dokumenteres med grunnlag som avtaler, kontrakter eller lignende. Dersom det kommer innbetalinger uten underliggende dokumentasjon, må dette skaffes til veie.

KOSTNADER OG UTBETALINGER

Kjøp fra leverandører

Det er kun de som har fått fullmakt i fullmaktsmatrise som kan bestille på vegne av Holmlia Sportsklubb. Holmlia Sportsklubb har leverandøravtaler for kjøp av sportsutstyr med Comet Sport som de ulike gruppene skal handle fra.

Inngående faktura

Alle mottatte fakturaer skal godkjennes av ansvarlig personer som har fått fullmakt i samsvar med fullmaktsmatrise og vedtak i hovedstyret. Alle fakturaer skal være stilet til Holmlia Sportsklubb. Hvis fakturamottaker (navn på idrettslag, adresse osv.) er feil, skal leverandør kontaktes for å få ny faktura med korrekt fakturamottaker.

Utgiftsrefusjoner

Ved refusjon av utlegg skal bilde av bilagene/kvitteringene festes på Holmlia Sportsklubbs standard utgiftsrefusjonskjema. Skjema sendes til bilagsmottaket – epost 984017588@faktura.poweroffice.net Formål med utlegget skal alltid påføres.

Ved dekning av reise- og oppholdsutgifter skal det alltid påføres hvem utgiftene gjelder og eventuelt hvilket arrangement den reisende har deltatt på. Ved dekning av utgifter til mat/drikke skal det alltid oppgis formål og hvem bevertningen dekker. 

Standard utgiftsrefusjonsskjema ligger som vedlegg til Holmlia Sportsklubbs økonomihåndbok.

Varekjøp

Alle varekjøp skal godkjennes av ansvarlig i aktuell gruppe i samsvar med fullmaktsmatrise. 

Hvis varer som er kjøpt inn for videresalg, fører Holmlia Sportsklubb varelagerliste. Varelageret telles opp pr 31.12.

Varetellingslisten skal leveres økonomiansvarlig/kasserer i forbindelse med årsoppgjøret pr. 31.12 og skal inneholde en oversikt over alle varer på varelageret. Varer for videresalg (f.eks. varelager til kiosk) verdsettes til det laveste av anskaffelseskost og forventet salgspris.

Utbetalinger

Alle utbetalinger skal godkjennes av minst to personer. Godkjenningen skal gjøres i regnskapssystemet av godkjenner1 før overføring bank og i nettbanken av godkjenner2.  Det skal være de samme personene som har fullmakt både i regnskapssystemet og nettbank. Hvem som skal ha signaturrett er vedtatt av hovedstyret og fremkommer i fullmaktsmatrisen. Det er tegnet underslagsforsikring for alle som har signaturrett.

Per dags dato har følgende personer/roller delt signaturrett i nettbanken:

  • Kari Margrete Hove/Kasserer

  • Arnstein Rosvold Andreassen/Styreleder

  • Aram Meradi/ Daglig leder

Hovedstyret har beskrevet og delegert hvem som har signaturrett i Holmlia Sportsklubb, se Holmlia Sportsklubbs fullmaktsmatrise (beskrevet under kapittel REGNSKAP). 

Holmlia Sportsklubb har en brukskonto og en skattetrekkskonto. Alle kontoer står i Holmlia Sportsklubbs navn, private kontoer benyttes ikke.

Lagkasse

Når laget trenger å disponere midler fra lagkassen skal uttak av penger kun skje mot bilag, faktura eller lignende dokumentasjon. Dersom det ønskes forskudd fra lagkassen, skal den som mottar forskuddet signere på skjema for uttak fra kasse. Lagskassen inngår i Holmlia Sportsklubbs midler, og utbetales ikke ved opphør av lag.

Eventuelle kontanter som de enkelte lagene i Holmlia Sportsklubb selv samler inn, skal settes inn i banken på Holmlia Sportsklubbs brukskonto med informasjon om hva pengene gjelder (se for eksempel kapittel om Dugnad).  I størst mulig grad unngår Holmlia Sportsklubb håndtering av kontanter. Inntekter i form av kontanter som er tjent opp gjennom aktivitet i Holmlia Sportsklubbs regi overføres til lagkassen og settes inn på Holmlia Sportsklubbs brukskonto uten ubegrunnet opphold.

Daglig leder bistår ved innskudd på konto ved bruk av innskuddskort.

LØNN OG YTELSER

Lønnssystem

Holmlia Sportsklubb benytter PowerOfficeGo som lønnssystem.

Kontrakt/avtale

Før utbetaling skal det alltid etableres en arbeidsavtale/kontrakt som er signert av mottaker og person med fullmakt i Holmlia Sportsklubbs fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP).  

Holmlia Sportsklubb har standardiserte kontrakter, godkjent gjennom vedtak i hovedstyret, som skal benyttes. Dette gjelder for alle faste ansatte, vikariater, timelønnede og andre som mottar ulike godtgjørelser. Alle avtaler/kontrakter arkiveres i Holmlia Sportsklubbs dokumenthåndteringsverktøy. 

Mal for ulike typer arbeidsavtale ligger finnes i klubbhåndboken på klubbens nettside.

Lønnsutbetaling

Alle lønnsutbetalinger foretas fra administrasjonen/økonomiansvarlig, og alle utbetalinger disse skal være dokumenterbare. Det utstedes lønnsslipp som inneholder spesifikt hva personen mottar, dato for utbetaling, dato for utført arbeid, størrelse på forskuddstrekk mm. Det blir samtidig generert en avsetning for feriepenger som lønnsmottaker der utbetalingen gir feriepenger. Feriepenger utbetales neste år, eller evt. ved avslutning av arbeidsforhold om dette avtales. Timelønnede skal føre arbeidstimer på standardiserte timelister. Forskuddsbetalinger bør ikke forekomme.

Fast ansatte i Holmlia Sportsklubb er innmeldt i klubbens pensjonsordning.

For hver lønnskjøring/utbetaling skal dette godkjennes i tråd med Holmlia Sportsklubbs fullmaktsmatrise, se kapittel om REGNSKAP.

Skattefri lønnsutbetaling

Holmlia Sportsklubb registrerer alle lønnsutbetalinger i lønnssystemet. Utbetalinger som ikke overstiger skattefri grense (pr 01.01.22 kr 10 000 pr ansatt pr år) medfører ikke oppgaveplikt. 

Skattefrie utbetalinger utbetales ikke i tillegg til annen lønn. 

Utgiftsgodtgjørelse

Utbetalinger inntil grensebeløpet (kr 10 000) til dekning av et medlems merkostnader er ikke opplysningspliktig eller skattepliktig. Utbetalinger som overstiger grensebeløpet, er oppgavepliktig. Holmlia Sportsklubb registrerer alle utbetalinger av utgiftsgodtgjørelse i lønnssystemet og innberetter beløp når grensene for opplysningsplikt nås.

Bilgodtgjørelse

Det er tillatt å utbetale bilgodtgjørelse inntil kr 3,50 pr kilometer uten at det medfører skatteplikt. Holmlia Sportsklubb benytter standardisert kilometerskjema som godkjennes i tråd med fullmaktsmatrise (se kapittel om REGNSKAP) før utbetaling.  Ved krav om passasjertillegg oppgis passasjerene med navn. Det skal påføres dato for reise/hjemkomst ved hver tjenestereise, samt reiserute. Skattefri sats for passasjertillegg er kr 1 pr kilometer. Reiseregning ligger som vedlegg til Holmlia Sportsklubbs økonomihåndbok.

Dommerregninger

Utstyrsgodtgjørelse til dommere innen lagidretter hvor det er nødvendig med spesielt utstyr (f.eks. sko, drakt, beskyttelse mm) godkjennes som skattefri godtgjørelse med inntil 280 kroner per oppdrag (2021-sats). Samlet skattefri godtgjørelse, som utbetales til dommeren fra samme klubb, kan ikke overstige 2 800 kroner per år (2021-sats). Dommere kan ikke kreve å få beløpet utbetalt kontant rett etter kamp. Godtgjørelse utbetales samtidig som de ordinære lønnsutbetalingene foretas i Holmlia Sportsklubb. Ved utbetaling til dommer for utført dømming er det nødvendig med en standardisert dommerregning som viser dato, dommerens fulle navn, beløp. Dommerregninger leveres i samsvar med regelverket for den enkelte idrett. 

Arbeidsgiveravgift

Det beregnes og innrapporteres arbeidsgiveravgift av all lønn når totale lønnsutbetalinger eller lønn per ansatt overstiger beløpsgrensen for arbeidsgiveravgift.  

KONTROLLUTVALG

Holmlia Sportsklubb har valgt følgende kontrollutvalg med leder og to medlemmer på klubbens årsmøte. Kontrollutvalget fører tilsyn med Holmlia Sportsklubbs økonomi, og går gjennom perioderegnskaper samt årsregnskap. Kontrollutvalget skal ved gjennomgang av regnskapene vurdere organisasjons-leddets finansielle stilling, forvaltning og drift. Kontrollutvalget skal, hvis omsetninger under 5 millioner, også foreta regnskapsrevisjon, med mindre organisasjonsleddet har engasjert revisor.